採択された後にすること｜発注・報告・入金までの流れ

この記事の結論

• 採択後は、費用の確認を受け、交付決定（＝発注を始めてよいという正式な通知）を待ちます。
• 実施中は、注文から支払いまでの記録を取引ごとに残します。
• 入金には実績報告（＝使ったお金と実施内容の報告）の確認と請求が必要です。入金後にも報告があります。

全体の流れを先に見る

以下は持続化補助金を例にした流れです。通知された期限と手引きを手元へ置いて進めます。

1. 採択の通知と、次の提出物を確認する

採択通知だけで発注せず、見積書や経費の明細を提出する手順を確認します。 第20回の見積書等の提出期限は2028年2月29日です。 提出を待つと交付決定と実施の時間も減るため、案内が届いたら早めに対応します。

2. 交付決定を受けたら、条件に沿って発注する

通知に書かれた日付・金額・対象経費・条件を確認します。 その上で業者へ正式に発注し、注文書や契約書などに日付と内容を残します。 買うものや費用の配分を変えたいときは、先に事務局へ相談します。必要な変更承認を受ける前に進めないようにします。

3. 取引ごとに、書類と成果物をまとめる

たとえばパンフレット制作なら、「パンフレット」というフォルダーを一つ作ります。

• 見積書と、その内訳。
• 注文書・契約書など、発注した内容と日付が分かるもの。
• 納品書、請求書、振込の控えなど。
• 完成したパンフレットの現物やデータ。
• いつ、どこへ、何部配ったかの記録。

証憑（＝取引を確認できる書類）は、請求書だけでも、領収書だけでも十分とは限りません。 支払い方法も手引きで確認し、取引先・日付・金額を追えるように残します。

4. 実施と支払いを終え、実績報告を出す

計画のどの取組を実施し、どの費用を払ったかを、書類と合わせて報告します。 報告期限は、事業の完了日や各回の最終期限が関係します。通知と手引きで自分の期限を確認します。 「実施期限までに納品されればよい」と考えず、支払いと報告も予定へ入れます。

5. 金額の確定と請求を経て、入金を確認する

書類の不備や対象外経費があれば、補助額が減る場合があります。 金額の確定通知を受け、案内に沿って請求し、入金額と口座の記録を照合します。 決算に使うため、確定通知と入金の記録も保管します。

6. 入金後の報告と、資料の保管を続ける

事業効果報告（＝取組後の成果を知らせる報告）は、補助事業終了から1年後の状況について行います。 入金日から1年と取り違えず、事務局が指定する期限を記録します。 書類の保存や、設備・サイトなどの処分に関する条件も続きます。終了したから自由に捨てたり売ったりしないようにします。

次にすること

いまの通知に書かれた次の作業を予定表へ入れ、取引ごとの保管場所を作ります。 採択と交付決定の違い、会計と税金も確認してください。

よくある質問